El Blog de los Jefotecs

El correo electrónico es sin duda una fantástica herramienta de comunicación tanto a nivel personal como profesional. Sin él, no puede entenderse el desarrollo de la sociedad durante los últimos años, especialmente a nivel laboral.

Se nos hace mayor, 40 años no es poco, y menos para una tecnología, que no ha evolucionado mucho desde entonces… si bien parte de su actividad se ha visto desplazada a las redes sociales, sigue siendo lo que era entonces (ha habido algún intento fallido como Google Wave, actualmente acogido bajo el paraguas de Apache tras su abandono por parte de Google, para regenerar su funcionamiento).

¿Y esto porqué?

Funciona. Así de sencillo. Comparándolo con una llamada de teléfono:

• La información queda por escrito.
• Es menos invasivo, el interlocutor podrá atender el email cuando pueda o considere oportuno, sin romperle el ritmo de trabajo.
• La respuesta es más fiable, ya que el interlocutor ha tenido tiempo de pensar y si es necesario de documentarse antes de responder.

Bien utilizado es una herramienta tremendamente productiva, mal utilizado es una continua distracción y una importante fuga de productividad. Hemos escrito bastante sobre el gestor de correo electrónico de Gmail, básicamente porque facilita más que ningún otro una correcta gestión y redacción de correos electrónicos.

Como gestionar tu email

Ya hemos escrito varias entradas sobre esto, centradas en Gmail, pero los conceptos pueden trasladarse al gestor de correo electrónico que utilicéis.

La clave es: clasifica TODOS los correos, y a ser posible de forma automática (y cuando sea manualmente, a la primera, nada de dejar correos por clasificar).

Como escribir un email

Es una cuestión de educación, al escribir piensa en los destinatarios del email, ahorrar 2 minutos de tu tiempo para escribirlo bien puede suponer mucho más tiempo a la otra persona.

Unas pequeñas pautas (muchas más en los links del final de la entrada):

• Se conciso (los emails demasiado largos «asustan» al receptor).
• El campo «Asunto» es lo más importante del correo electrónico (es recomendable escribirlo lo último). Debe saberse cual es el contenido de un email sólo por el campo asunto, y debe ayudarse a su autoclasificación (añadiendo etiquetas como [nombreProyecto], [vacaciones], [reunión]…). Y nunca reutilizar una cadena de emails antigua para algo nuevo (esto se hace mucho, cuando se quiere escribir algo a alguien, se busca el último email que se tiene de esa persona y se responde desde ahí , es un error tremendo).
• Cuidado con el CC y el CO (cuidado en no incluir cuentas de más, y en el uso de uno u otro).
• «Responder» y «Responder a todos» no es lo mismo.
• Uso de enlaces: para completar la información con información extra, ahorrando espacio en la redacción del correo. Importante: si se añade un link, que sea un link, no sólo su texto (para que se pueda seguir con un simple click).
• Firma: intentar que sea lo más limpia posible, es mejor incluir enlaces en la firma a añadir directamente las «condiciones de uso» y demás. En esta dirección, puede ser realmente útil y cómodo tener un perfil corporativo o personal online (por ejemplo en about.me, éste es el mío), y además de los datos básicos de la firma, añadir un simple enlace.
• El email no es un chat.
• El email no es foro.
• El email no es un CMS.

En la redacción del correo electrónico se puede aplicar muchos de los conceptos de escritura para la web («Como escribir en la Web«) ya que es un entorno parecido.

Pueden y deben utilizarse otras herramientas insertadas en el email, buscando siempre aumentar la productividad de todos:

• Eventos en calendarios: si se está convocando una reunión, enviar el evento en el calendario corporativo, para que el destinatario en un click lo agregue.
• Enlaces a Evernote, Springpad, Dropbox (Subversion, Trac, Mantis, etc. en campos más profesionales)… a cualquier herramienta que se utilice para el trabajo en equipo.

Para terminar, os paso 2 enlaces interesantes (lectura obligada 😉 ):

• Lista de checkpoints a realizar antes de enviar un email realizada por Seth Godin: «Email checklist (maybe this time it’ll work!)«
• Listado de entradas relacionadas con el email de Thinkwasabi (interesantísimo blog sobre «tecnología productiva).