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El email cumple 40 años, ¡y aún no sabemos utilizarlo!
El correo electrónico es sin duda una fantástica herramienta de comunicación tanto a nivel personal como profesional. Sin él, no puede entenderse el desarrollo de la sociedad durante los últimos años, especialmente a nivel laboral.
Se nos hace mayor, 40 años no es poco, y menos para una tecnología, que no ha evolucionado mucho desde entonces… si bien parte de su actividad se ha visto desplazada a las redes sociales, sigue siendo lo que era entonces (ha habido algún intento fallido como Google Wave, actualmente acogido bajo el paraguas de Apache tras su abandono por parte de Google, para regenerar su funcionamiento).
¿Y esto porqué?
Funciona. Así de sencillo. Comparándolo con una llamada de teléfono:
- La información queda por escrito.
- Es menos invasivo, el interlocutor podrá atender el email cuando pueda o considere oportuno, sin romperle el ritmo de trabajo.
- La respuesta es más fiable, ya que el interlocutor ha tenido tiempo de pensar y si es necesario de documentarse antes de responder.
Bien utilizado es una herramienta tremendamente productiva, mal utilizado es una continua distracción y una importante fuga de productividad. Hemos escrito bastante sobre el gestor de correo electrónico de Gmail, básicamente porque facilita más que ningún otro una correcta gestión y redacción de correos electrónicos.
Como gestionar tu email
Ya hemos escrito varias entradas sobre esto, centradas en Gmail, pero los conceptos pueden trasladarse al gestor de correo electrónico que utilicéis.
La clave es: clasifica TODOS los correos, y a ser posible de forma automática (y cuando sea manualmente, a la primera, nada de dejar correos por clasificar).
Como escribir un email
Es una cuestión de educación, al escribir piensa en los destinatarios del email, ahorrar 2 minutos de tu tiempo para escribirlo bien puede suponer mucho más tiempo a la otra persona.
Unas pequeñas pautas (muchas más en los links del final de la entrada):
- Se conciso (los emails demasiado largos «asustan» al receptor).
- El campo «Asunto» es lo más importante del correo electrónico (es recomendable escribirlo lo último). Debe saberse cual es el contenido de un email sólo por el campo asunto, y debe ayudarse a su autoclasificación (añadiendo etiquetas como [nombreProyecto], [vacaciones], [reunión]…). Y nunca reutilizar una cadena de emails antigua para algo nuevo (esto se hace mucho, cuando se quiere escribir algo a alguien, se busca el último email que se tiene de esa persona y se responde desde ahí , es un error tremendo).
- Cuidado con el CC y el CO (cuidado en no incluir cuentas de más, y en el uso de uno u otro).
- «Responder» y «Responder a todos» no es lo mismo.
- Uso de enlaces: para completar la información con información extra, ahorrando espacio en la redacción del correo. Importante: si se añade un link, que sea un link, no sólo su texto (para que se pueda seguir con un simple click).
- Firma: intentar que sea lo más limpia posible, es mejor incluir enlaces en la firma a añadir directamente las «condiciones de uso» y demás. En esta dirección, puede ser realmente útil y cómodo tener un perfil corporativo o personal online (por ejemplo en about.me, éste es el mío), y además de los datos básicos de la firma, añadir un simple enlace.
- El email no es un chat.
- El email no es foro.
- El email no es un CMS.
En la redacción del correo electrónico se puede aplicar muchos de los conceptos de escritura para la web («Como escribir en la Web«) ya que es un entorno parecido.
Pueden y deben utilizarse otras herramientas insertadas en el email, buscando siempre aumentar la productividad de todos:
- Eventos en calendarios: si se está convocando una reunión, enviar el evento en el calendario corporativo, para que el destinatario en un click lo agregue.
- Enlaces a Evernote, Springpad, Dropbox (Subversion, Trac, Mantis, etc. en campos más profesionales)… a cualquier herramienta que se utilice para el trabajo en equipo.
Para terminar, os paso 2 enlaces interesantes (lectura obligada 😉 ):
- Lista de checkpoints a realizar antes de enviar un email realizada por Seth Godin: «Email checklist (maybe this time it’ll work!)«
- Listado de entradas relacionadas con el email de Thinkwasabi (interesantísimo blog sobre «tecnología productiva).
Trucos configuración cuenta Gmail en tu iPhone
Actualización 20/02/2013: Google va a deshabilitar la opción de utilizar Exchange con Gmail, por lo que el método aquí descrito ya no estará operativo. La mejor alternativa la detallo aquí: «La mejor forma de configurar tu cuenta de Gmail en iOS»
Una de las características que más eché de menos al pasar de Android a iOS fue la ausencia de sincronización OTA (Over The Air) de los contactos entre mi terminal y mi cuenta de Gmail (sólo se sincronizaban a través del iTunes).
Esta sincronización es posible, simplemente hay que configurar la cuenta en el dispositivo iOS desde la opción de «Exchange» en lugar de desde la opción de «Gmail».
Ajustes -> Correo, contactos, calen. -> Añadir cuenta… -> Microsoft Exchange
Porqué esta diferencia
Depende del método de conexión entre el dispositivo y Gmail:
- Opción «Exchange» utiliza el servicio Google Sync.
- Opción: «Gmail» utiliza iMAP.
- Sincronización automática de contactos.
- Recepción del email automática: en lugar de hacer consultas al servidor periódicamente, cada mensaje se envía al dispositivo en el momento en que se recibe en la cuenta.
- Sincronización automática de calendarios.
- Búsquedas completas en todos los mensajes del servidor
- Gestión invitaciones a eventos del calendario.
- Envío de mensajes con diferentes direcciones en el campo del remitente.
Más info: «Configura Google Sync en iOS y aprovecha sus nuevas funcionalidades«.
¿tienes una dirección de Gmail? No! Tienes muchas!
Continuando con el recorrido sobre Gmail, como ya hemos comentado, nos parece el mejor gestor de correo disponible («Gmail como gestor de correo electronico»), tanto para entornos personales como profesionales, por su versatilidad («Búsquedas avanzadas en Gmail», «Gmail: como compartir una cuenta»), por su ubicuidad… sólo necesitamos un dispositivo conectado a Internet, y tenemos todo nuestro email accesible.
Hoy entramos en una característica poco conocida, pero que puede ayudar a agilizar tu email.
Variaciones de tu dirección
Gmail omite los «.» en su funcionamiento, de modo que:
- nombreapellido@gmail.com = nombre.apellido@gmail.com = n.o.m.b.r.e.a.p.e.l.l.i.d.o@gmail.com
Gmail Alias
Puedes añadir a tu dirección un «+alias«, por ejemplo:
- jefotecs@gmail.com, puede ser:
- jefotecs+comentarios@gmail.com
- jefotecs+entradas@gmail.com
- jefotecs+admin@gmail.com
Utilidad
Combinando el uso de diferentes direcciones combinado con los filtros (a través del «Para»), podemos mejorar la automatización en la catalogación de nuestro email.
1ª regla para hacer más productivo tu email: cataloga TODOS los correos, y si puede ser de manera automática mejor.
Ejemplos
- Hoy en día utilizamos nuestro email para registrarnos en muchos sitios web, de diversa índole, los cuales luego nos van a enviar emails regularmente, podríamos utilizar las siguientes direcciones para registrarnos, y combinarlas con un un filtro que etiquete los correos, y haga las acciones que deseemos con ellos:
- Redes Sociales: jefotecs+social@gmail.com
- Herramientas: jefotecs+tools@gmail.com
- Podemos distinguir nuestra dirección profesional y personal utilizando un sólo email. Utilizando mi email, podría quedar así:
- jesusrodriguezm@gmail.com: dirección para contactos personales
- jesus.rodriguez.m@gmail.com: dirección para contactos profesionales
Ejemplo avanzado
Supongamos que tenemos montando un GTD basado en 3 etiquetas, podemos enlazar cada una de estas etiquetas con un alias, y cuando enviemos un correo no tendremos más que añadir esa cuenta con su alias en el CCO para autoetiquetarla:
- NextAction -> jefotecs+nextaction@gmail.com
- Action -> jefotecs+action@gmail.com
- SomeDay -> jefotecs+someday@gmail.com
De esta forma, tanto el email como el resto de la conversación quedará etiquetado en su nivel correspondiente.
Búsquedas avanzadas en Gmail
Ya hablamos sobre como hacer búsquedas avanzadas en Google, y que el interfaz Web de Gmail nos parece el mejor gestor de correo disponible, además de como compartir una cuenta de Gmail sin enviar su contraseña, vamos a explicar un par de búsquedas avanzadas útiles y su aplicación sobre vuestro correo electrónico.
Lo primero, quiero resaltar la importancia de etiquetar todos los correos, y si puede ser automáticamente a través de filtros mejor (desde el menú de crear un filtro tenéis muchas opciones para encontrar a que correos aplicarlos), sólo con las etiquetas ya tienes la base para encontrar cualquier correo (o para eliminar todos los correos de publicidad, o redes sociales fácilmente).
Lo segundo, que también me parece muy importante, es que sólo se queden en recibidos los realmente importantes, para entendernos, los que queréis ver lo antes posible (¿éstos cuales son? Pensad en que lleváis el correo en el móvil, pues los correos que queréis procesar como si fuesen un SMS).
¿Cómo facilitar y mejorar las búsquedas en Gmail?
1) Habilitar el Lab «Autocompletado de la búsqueda»
Configuración -> Labs -> «Autocompletado de la búsqueda» -> Habilitar -> Guardar cambios
2) Operadores de búsqueda
No os voy a poner todos los operadores disponibles, los tenéis aquí, sólo los que me parecen más interesantes (en los ejemplos hay alguno más).
- from:jefotecs / to:jefotecs: de, o para jefotecs
- subject:jefotecs: contiene «jefotecs» en el asunto.
- label:jefotecs: va a la etiqueta «jefotecs», en esta caso siempre es mejor usar el atajo de teclado «gl» (Go to Label).
- has:attachment: devuelve los correos que contienen adjuntos.
- filename:jefotecs.jpg: permite buscar entre los adjuntos por nombre, o por tipo de archivo (filename:jpg).
- is:read / is:unread: leídos o no leídos.
Combinación con «Varias Bandejas de entrada»
Para habilitar este Lab: Configuración -> Labs -> Varias Bandejas de entrada -> Habilitar -> Guardar cambios.
Una vez habilitado, para configurarlo: Configuración -> Varias Bandejas de entrada
Así es como tengo configurado el Lab de «Varias Bandejas de Entrada» en mis cuentas (en ambos casos colocados debajo de Recibidos):
- Profesional: tengo un pequeño GTD (Get Things Done) basado en etiquetas.
- Recibidos: siempre vacío o casi vacío.
- «Next Action»: label:s-next-action
- «Action»: label:s-action
- «Some Day»:label:s-some-day
Una vez se ha llevado a cabo la acción del email, se le elimina la etiqueta del GTD, manteniendo las demás (proyecto,marketing,servidores…).
- Personal: aquí juego con etiquetas y con si están leídos o no leídos, o ya mostrados en otra bandeja.
- Recibidos
- «Next Action»: label:s-next-action (aquí cosas por hacer, emails por contestar…).
- «Interesante»: label:interesante is:unread (están en Interesante, y no están leídos)
- «No leídos»: is:unread !label:interesante !label:inbox (No leídos, que no están en Interesante, y que no están en recibidos)
Uso diferente, sobretodo porque recibo emails de suscripciones a varios blogs, que quiero tener visibles, pero no en recibidos (ya lo leeré cuando pueda), y por una vista de «No leídos».
Ejemplos:
- Como encontrar todos los correos con alguna imagen adjunta:
filename:(jpg OR jpeg OR png OR gif)
- Vamos a filtrar que no esté en mis etiquetas «borradas periódícamente» (-label:)
filename:(jpg OR jpeg OR png OR gif) -label:(publicidad OR Empleo OR Cursos)
- Cambiamos el filtro, emails con alguna imagen, de mi familia
filename:(jpg OR jpeg OR png OR gif) label:(familia)
- Cambiamos el filtro para buscar vídeos:
filename:(avi OR mov OR mpg OR mpeg OR mp4)
No se pueden ordenar por el tamaño de los adjuntos
La única ordenación que hace Gmail en su cliente web es cronológica, a partir de ahí su filosofía se basa en las búsquedas (como no puede ser de otra forma siendo de Google).
En caso de que os sea muy importante encontrar vuestros correos con los mayores adjuntos, desde https://www.findbigmail.com/ analizan tu email y te generan etiquetas clasificando tus emails por el tamaño de los adjuntos. Otra opción es descargarlo en a un cliente de escritorio, estos si suelen incluir esta opción.
Gmail: como compartir una cuenta
Hace unas semanas os expliqué por qué me parece Gmail el mejor gestor correo de todos los que he probado (a la lista de los que he probado, desde que escribí el anterior post hay que añadir el Sparrow, que es un gestor para cuentas de Gmail desde Mac OS que para usuarios sin muchas pretensiones es una interesante opción).
Gmail no para de darnos nuevas funcionalidades. En este caso la solución para compartir cuentas de Gmail cómodamente sin enviar la contraseña.
Hasta ahora la única forma de hacerlo era:
- Envío la información de la cuenta a las personas con quien la quiera compartir (email, y contraseña), a mano.
Ahora tenemos la opción de entrar en la configuración de la cuenta, y hacer click en «Añadir otra cuenta» en la sección «Concede acceso a tu cuenta».
Entonces llega un email de «El Equipo de Gmail» a la cuenta con 2 links (para aceptar el acceso o rechazarlo).
Tras un rato que necesita el Gmail, te aparecerá la nueva cuenta en el acceso a varias cuentas de Gmail (arriba a la derecha):
Aún así, a mi me gusta más la opción de tener todo centralizado en una sola pantalla, y con los filtros adecuados, que todo se clasifique automáticamente. Así es como inserto otras cuentas en la principal:
- Configuración de Gmail, «Cuentas y Importación», y en esta pantalla tenemos que configurar 2 apartados:
- «Enviar mensaje como»
- «Comprobar correo mediante POP3»
De esta manera te llegan todos los correos al mismo sitio, puedes configurar que los respondas de modo predefinido con la cuenta que los ha recibido, y al escribir uno nuevo puedes elegir con que cuenta enviarlo.
Gmail como gestor de correo electronico
Hoy en día es muy fácil que nuestro correo electrónico se llene de correos que no son más que ruido, que no representan nada ni medio urgente, y nos lleva mucho tiempo clasificarlos y/o deshacernos de ellos. Los gestores de correos tienen un conjunto de herramientas, que nos permiten ganar mucho tiempo gracias a la automatización de tareas de catalogación de correos. Si os sentís esclavos del e-mail, aquí van unas cuantas recomendaciones.
Desde hace tiempo decidí que el mejor gestor de correo que podemos utilizar tanto para nuestra vida profesional como personal, es Gmail.
He utilizado Outlook, Thunderbird (la V3 ha sido un gran paso hacia delante), Entourage y Mail. Y al final me quedo con el interfaz web de Gmail (últimamente hasta su interfaz para móviles me está encantando). Además los gestores tradicionales, tienden a dar problemas cuando el volumen de correos es de GBs (por problema me refiero a que falla, y los pierdes).
Sólo voy a hablar de Gmail, a esto, hay que añadirle Google Talk, Google Calendar y Google Docs, que se asocian con tu cuenta de Gmail, como otras fantásticas aplicaciones de referencia para el día a día.
Para rematar la jugada hace poco se activo la opción de estar logueado en diferentes cuentas desde el mismo navegador, con lo que ya puedes tener cada una en una pestaña, de manera realmente cómoda (hay que activarlo en la configuración de la cuenta, no en la de Gmail).
La configuración la encontrarás en un enlace en la parte superior derecha de tu navegador, es bastante sencillo de configurar una vez sabes lo que quieres hacer.
Filosofía Gmail
No se borra ningún mail, no hace falta, tienes más de 7GB gratuitos para ti. Si se te queda corto, puedes pagar por más espacio.
- El mail llega a «Recibidos» como «No leído», y a partir de ahí tu eliges, mi consejo es que mantengas el recibidos lo más vacío posible, dejando correos ahí sin catalogar sólo te va a obligar a volver a catalogarlos después. Lo ideal es, leyendolo, o sin leerlo, lo etiquetas, y lo quitas de recibidos (si lo puedes hacer mediante filtros, eso que te ahorras).
- Quitar un correo de «Recibidos» es «Archivarlo».
- Las respuestas se van agrupando por «Conversaciones», con lo que mantienes agrupados todos los correos que se van respondiendo unos a otros a modo de cadena.
- En «Todos» tienes todas las conversaciones cronológicamente.
- En «Enviados» tienes todas las cadenas en las que tu hayas enviado un correo.
Yo si borro de vez en cuando todos los correos que catalogo como Publicidad, Redes Sociales, o Empleo. Es tan simple como ir a la etiqueta, seleccionar todos, y borrar.
Un mail «para controlarlos a todos»
Desde Gmail puedes importar tus correos de otras cuentas, mediante POP3, es realmente sencillo. Y también puedes enviarlos como si estuvieses escribiendo desde esas cuentas. Puedes configurar una firma diferente para cada uno ellos.
Esto te permite entre otras cosas importar tu cuenta del trabajo de igual manera que lo harías desde cualquier otro gestor.
Como lo uso: Centralizo todos mis emails en 2 cuentas, una para el trabajo, y otra personal. Desde ellas gestiono 6 emails.
Acceso a tu correo
No tienes tu correo descargado en un PC en casa, o en la oficina, tienes acceso desde cualquier plataforma, y desde cualquier dispositivo que simplemente esté conectado a Internet.
Sí, copias de seguridad, ese «proposito de año nuevo» de siempre, que ninguno cumplimos, normalmente no pasa nada por perder ciertos datos, pero se puede evitar. Gmail si hace copias de seguridad, invierte mucho dinero anualmente, no perderás ni un correo.
Etiquetado de correos
Fue lo que me hizo cambiarme inicialmente (posteriormente Thunderbird V3 también lo añadió). La forma de clasificar los correos etiquetándolos ter permite añadir el mismo correo a varios «cajones», de modo que luego es mucho más fácil encontrarlo.
También utilizo las etiquetas como sistema para priorizar acciones pendientes (es una forma rápida de tener un pequeño GTD):
Next action
Action
Some Day
Buscador de correos
Gmail, si Gmail de Google, con eso lo digo todo.
Probablemente lo más importante de un gestor de correo es la flexibilidad y la eficiencia de las búsquedas, para permitirte encontrar un correo concreto entre miles de ellos con lo poco que te acuerdes de él. En Gmail la búsqueda es muy potente, rápida y efectiva.
Filtrado de correos
Como los demás gestores, puedes, y debes ir creándote filtros para autocatalogar los correos, limpiar lo que no sea realmente importante de tus recibidos, etc. Una vez creados puedes modificarlos o eliminarlos.
Gmail es bastante flexible a la hora de crear filtros, estas son las opciones para detectar que tipo de correo te llega:
Y estas son las opciones para catalogar los correos filtrados:
Combinaciones de teclas
Hay que activarlas en la configuración. Son muchos, puedes verlos pulsando: ?. Estos son los que utilizo:
- gi: ir a recibidos (go to inbox)
- ga: ir a todos (go to all)
- gl + etiqueta: ir a etiqueta (go to label, con autocompletado).
Más opciones: Labs
Hay muchos Labs realmente interesantes, darían para una entrada de por sí.
Estos son los que tengo habilitados (varios se podrían deshabilitar, pero los hay imprescindibles):
Inconvenientes
Cuando importas correos desde otras cuentas, no se hace tan habitualmente como desde un gestor de correo tradicional, Lo hace automáticamente Gmail según el uso que le estés dando. Puedes forzar esta importación con un click en «Actualizar».
Para utilizarlo desde el trabajo, no creo que se cumpla la LOPD, porque tu libreta de contactos profesionales debe estar registrada como un fichero por parte de tu empresa (las empresas tienen un fichero en el que se especifica que sus empleados contendrán una libreta de contactos en sus equipos de trabajo), y la agenda de Gmail cabe en esto.
Mi recomendación
- Cataloga todos tus correos: todos deberían ir a una o más de tus etiquetas.
- Cataloga a la primera, nada de dejarlo por catalogar, el esfuerzo será doble, porque tendrás que ponerte una segunda vez.
- Mantén «Recibidos» lo más vacío posible.
- Ve creando filtros poco a poco según te van llegando correos, no hace falta que lo hagas todo de golpe.
- Con el Lab «Varias Bandejas de entrada» puedes crearte varios buzones a tu gusto, pero siempre manteniendo «Recibidos» al mínimo. Uniendo esto a un etiquetado a base de filtros, esta es mi configuracíón actual de «Varias Bandejas de entrada»:
- Aprovecha las etiquetas para marcarte los «TO DO»s y su prioridad. (Some Day – Action – Next Action). Utilizando estas etiquetas así tengo organizado el correo del trabajo:
Tienes un montón de herramientas y de opciones de configuración, lo importante es que juegues con ellas hasta que llegues a una configuración lo mejor posible para tus necesidades.
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