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Herramientas para mejorar tu productividad sobre OS X
Tras «Herramientas para mejorar tu productividad sobre Windows«, quiero compartir alguna aplicación igual de interesante para el sistema operativo de Apple.
En estas entradas no he mencionado aplicaciones como Dropbox o Evernote, de las que ya os hemos hablado, si no pequeñas aplicaciones para mejorar el uso del sistema operativo en general.
Tampoco hay ningún lanzador de aplicaciones o buscador de ficheros (para Windows últimamente utilizo FileSeek) ya que Spotlight cumple este cometido perfectamente (bueno, podéis probar QuickSilver por si queréis cambiar o necesitáis alguna configuración extra).
Algunas de las siguientes aplicaciones son gratuitas (biennn!!!) y otras no (¡tampoco pasa nada por pagar por algo que te da una utilidad!).
Mejora Finder: XtraFinder
Añade pequeñas, pero útiles, mejoras al Finder (como pestañas).
Gestor de Ventanas: Moom
Ayuda a cambiar el tamaño de las ventanas automáticamente (mitad izquierda de la pantalla, mitad derecha, superior, inferior…).
Memoria para el portapales: Clyppan
Como era Ditto-cp para Windows, o Klipper de KDE. Para mi contar con memoria en el portapapeles es algo imprescindible.
Gestor RAM: Memory Clean
No tengo mayor queja con la gestión de memoria de OS X, lo tengo más a modo informativo que otra cosa.
Indicado tarjeta de vídeo en uso: gfxCardStatus
Si dispones de 2 tarjetas gráficas en tu equipo, esta aplicación te permite controlar su uso. En mi caso lo tengo como algo meramente informativo, ya que lo dejo cambiar automáticamente. Me sirve para estimar mejor el uso de la batería que me queda disponible.
Modifica la hora y el calendario en la barra del sistema: Day-O
Simple, pero personalizable calendario para tu barra del sistema (me gusta bastante más que el del sistema).
Elimina datos innecesaros: Monolingual
El sistema y sus aplicaciones contienen un montón de datos de diferentes idiomas, y ocupan espacio innecesario. En mi caso, he eliminado todos los idiomas menos el español y el inglés, y esto me ha liberado 3.57GB. Además, también te permite eliminar la información de arquitecturas que no se correspondan con la tuya, en mi caso sólo he dejado Intel, e Intel 64 bits, y esto me ha liberado otras 500MB (liberar en total unos 4GB por datos que jamás vas a utilizar está muy bien).
Evernote: «Recuérdalo todo»
Evernote es una aplicación multiplataforma de toma de notas. La aplicación puede considerarse una de las veteranas, hace tiempo que me creé mi cuenta (el 10 de agosto del 2010, el tiempo vuela…), pero no había llegado a introducirla en mi día a día, por 2 motivos:
- En aquel momento tenía un pequeño GTD montado en el propio correo electrónico («Gmail como gestor de correo electrónico«, «¿tienes una dirección de Gmail? No! Tienes muchas!«).
- A pesar del excelente catálogo de aplicaciones que han desarrollado, no existe una versión nativa para GNU/Linux.
En los últimos días he retomado el contacto con ella, y tras la experiencia, y la consulta pertinente a usuarios avanzados (¡gracias José Ángel! ), voy a crearle una cuenta con lo que considero el esqueleto básico a mi chica para ayudarla a tomar el control sobre sus notas en su nuevo trabajo.
Prerequisitos necesarios
Buscaba una aplicación con las siguientes características:
- Sencilla: una nota simple no puede tomar más de 20 segundos tomarla.
- Etiquetable: necesito poder añadir varias clasificaciones a cada nota (por ejemplo, una por tema, y otra por prioridad) y luego poder buscarlas por cualquiera de ellas.
- Multiplataforma: móvil, aplicación nativa y versión web.
- En la nube: autosincronizada en todos mis dispositivos.
- Versátil: diferentes tipos de nota (textos, imágenes, audio…) y diferentes formas de publicación (en la aplicación, desde el email, desde el navegador web, desde otras aplicaciones…).
- Independiente: no quería una aplicación atada al Outlook por ejemplo.
Evernote cumple con todas estas características, y más. Voy a explicaros como crearos una cuenta, y crear la base de etiquetas que a cualquiera le servirán.
Creando tu cuenta
Lo primero es crear tu cuenta, basta con acceder a su web y rellenar el formulario. Hay 2 tipos de cuentas:
- Gratuita: tiene un límite en las subidas mensuales (60MB, para notas es bastante), y publicidad en la aplicación.
- Premium: entre otras cosas, fuera publicidad, el límite en las subidas aumenta a 1GB y permite compartir libretas entre diferentes usuarios. Su coste es de $45 anuales.
No me gustado la cantidad de enlaces en la aplicación a llevar tu cuenta a premium, con 1 bastaría, pero hay varios puntos donde te salta el aviso, es una práctica muy utilizada, pero con ver la opción deshabilitada me bastaría para sopesar el cambio de tipo de cuenta, busco productividad, no molestos anuncios.
Primeros pasos
Una vez creada y confirmada tu cuenta, mi recomendación es empezar por ver la versión Web, y luego ya descargar las aplicaciones nativas para los PCs, tabletas, y teléfonos móviles. Para acceder basta con introducir nombre de usuario y contraseña aquí. Una vez dentro te encontrarás una nota con consejos para arrancar.
Organización: Libretas y Etiquetas
Cada nota que añadas pertenecerá a una libreta y a las etiquetas que quieras. Es importante tener en cuenta que tanto las libretas como las etiquetas se pueden anidar unas dentro de otras. Como base esta es mi recomendación:
Libretas (cada nota en una libreta):
- Trabajo: notas relacionadas con el trabajo.
- Personal: notas personales.
- Casa: esta libreta sería útil si tuviese una cuenta premium, para poder compartirla de modo que varios pudiésemos añadir y editar las notas que contenga.
Etiquetas (cada nota en cero o muchas etiquetas):
- Proyectos (se pueden crear sub-etiquetas para cada proyecto)
- Reuniones
- Leer
- Tareas (con 4 sub-etiquetas) Estas etiquetas se corresponden con un sencillo GTD, de forma que tengas siempre a mano tus tareas pendientes clasificadas por prioridad (con lo que se acabaron los olvidos, y se mejora ostensiblemente la gestión del tiempo de cada uno).
- 1 – Next Accion
- 2- Accion
- 3 – Some Day
- 4 – Finish
Es importante esta clasificación, para luego encontrar rápido cada conjunto de notas (por ejemplo, en 2 clicks tienes la lista de acciones más prioritarias por hacer delante, o todas las notas de un proyecto concreto).
Creando una nota
En este tipo de herramientas es muy importante tener en cuenta la productividad de uso, ya que muchas de ellas terminan generando más trabajo para alimentarlas adecuadamente del que luego ahorran (hay varias de gestión de proyectos que son un horror por eso mismo). Por este motivo para mí era muy importante que fuese sencilla, y que me permitiese crear una nota básica muy rápido.
Definir bien al crear una nota es lo más importante (si haces esto bien, la herramienta es fantástica, si no vas a dedicar 10 segundos a pensarte que pones, mejor ni pruebes la herramienta):
- Título: un buen título será en muchos casos toda la nota.
- Libreta: en este caso Trabajo / Personal.
- Etiquetas: tanto las «temáticas», como las de prioridad en caso de ser tareas por hacer.
- Contenido.
Desde la versión Web podrás añadir notas de texto con facilidad, desde las versiones nativas o móviles, además de notas de texto podrás añadir imágenes, vídeos o notas de voz con la misma facilidad, y añadir nuevas clasificaciones, como notas geolocalizadas. Me parece interesante la opción de las notas de voz, ya que no siempre estamos delante de nuestro PC en situación de redactar una buena nota, es mucho más rápido crear una nota de voz, con 15 segundos hablados, y luego cuando se esté ante el PC o se tenga más tiempo, editar la nota para poder un título adecuado y etiquetarla adecuadamente.
Navegando en tus notas
Para encontrar una nota, o un conjunto de ellas, tienes 2 opciones:
- Utilizar el buscador: localizará los términos de búsqueda en las notas. Tienes la opción de guardar tus búsquedas habituales, quedando accesibles con un simple click a partir de ese momento.
- Navegar por libretas/etiquetas: esto es seleccionar que conjunto de notas quieres ver de acuerdo a la libreta a la que pertenezcan, y/o las etiquetas que tengan.
Utiliza su Aplicación y complementos
El catálogo es muy amplio, una lástima que se haya quedado fuera GNU/Linux, aunque siempre es posible utilizar sólo la versión Web. Para computadoras disponemos de aplicación para:
Para dispositivos móviles, contamos con versiones para:
- iOS
- Android
- Blackberry
- Windows Phone 7
Guarda notas desde el email
Evernote pone a tu disposición una dirección de email para que la incluyas en tus contactos (un contacto llamado «Evernote» por ejemplo), de modo que puedes enviar a tu gestor de notas un email en cuestión de segundos.
Comparte tus notas
Además la opción de libretas compartidas de las cuentas premium, desde una cuenta gratuita puedes enviar tus notas por email, a Facebook, a Twitter…
Enlaza otras Aplicaciones
Hay bastantes aplicaciones desde las que puedes guardar notas directamente en Evernote: como Zite («Flipboard, Zite, Flud, Google Currents: aglomeradores de información«), Instapaper o Skitch (esta última pertenece a Evernote).
Pero yendo un pasó más allá, gracias a Ifttt («Cómo conectar (aún más) tus perfiles sociales: ifttt.com«) puedes crear «recetas» para autoenviar notas a Evernote, por ejemplo:
- Cuando marcas un favorito en Twitter.
- Cuando haces un Like en Instapaper.
- Cuando guardas un enlace con una etiqueta concreta en Delicious («Delicious: como organizar tus marcadores«).
- Cuando se acerca un evento en tu calendario de Google Calendar…
¿Queréis más?
Además de por la sección de vídeos de la web de Evernote, os recomiendo pasaros por la sección de Evernote de Thinkwasabi, donde hay toda una serie de trucos y casos prácticos para sacar todo el jugo a esta aplicación.
Herramientas para mejorar tu productividad sobre Windows
Muchas veces pequeños detalles pueden ayudar a mejorar nuestra productividad, y esos detalles trabajando en un PC suelen ser conocer el sistema y las aplicaciones que utilizamos para aprovechar sus posibilidades al máximo, y en caso de necesidad, instalar alguna aplicación extra.
Hay varias operaciones que todos realizamos repetidamente sea cual sea nuestro trabajo (o estudios, o hobbies…) ante un PC. Tras varios años trabajando sobre GNU/Linux (Kubuntu concretamente) y utilizando a nivel personal OS X, al volver a Windows me he encontrado cojo por la falta de varias herramientas imprescindibles para funcionar día a día.
A continuación os describo 5 de ellas, siendo las 3 primeras imprescindibles:
Memoria en el portapapeles: Ditto-cp
Puedes tener múltiples elementos copiados a la espera de ser pegados. Todos realizamos bastantes veces copiar y pegar, esta aplicación va almacenando todo lo que copias, y te permite seleccionarlo a través de un pop-up en el momento que no quieras pegar justo lo último que has copiado (como funciona Klipper de KDE).
La idea es completar los habituales:
- «Control + c» (copiar)
- «Control + v» (pegar)
Con:
- «Control + Alt + v» (pop-up con el listado de los últimos elementos copiados)
El comando que lo dispara se puede configurar, a mí me gusta ese, porque no choca con ningún otro, y es muy parecido al de pegar.
Esta herramienta es imprescindible, os hará ganar bastante tiempo cuando la incluyáis en vuestro día a día.
Flexibilidad para hacer capturas de pantalla: PickPick
Sencilla herramienta para realizar capturas de pantalla, combinando el botón de imprimir pantalla con «ctrl» y «alt» cambia el tipo de captura pantalla que se va a realizar:
- De toda la pantalla
- De una ventana concreta
- De una selección que hagas en el momento
Además, te permite guardar la imagen en múltiples formatos o realizar pequeñas ediciones sobre ella.
Buscador ficheros / cadenas dentro de ficheros: FileSeek
La búsqueda en Windows es bastante limitada en opciones y funcionamiento, con esta aplicación problema resuelto. Puedes elegir tipo de búsqueda (todas las palabras, alguna de las palabras, todas las palabras en el orden exacto), en los resultados te indica el fichero y en caso de ser una cadena dentro de él la propia cadena…
Lanzador de aplicaciones: Launchy
La idea es no tener que ir al menú de programas ni buscar accesos directos por el escritorio o utilizar el menú de inicio para abrir tus aplicaciones habituales. Una vez instalado Launchy, basta con pulsar «alt + espacio» y comenzar a escribir el nombre del programa que queremos abrir (como el Quicksilver de OS X o el lanzador que llevan algunas distribuciones de GNU/Linux incluido).
Explorador de archivos
Por otro lado, el explorador de archivos tampoco me ofrece lo que me gustaría tener (pestañas, varias ventanas, ftp, ssh…), he probado varios (Total Commander, ExplorerXP), pero ninguno me ha convencido, sobretodo por no poder acceder a Subversion comodamente desde ellos, de modo que mantengo el explorador del sistema (que se integra con Subversion gracias al Tortoise).
El email cumple 40 años, ¡y aún no sabemos utilizarlo!
El correo electrónico es sin duda una fantástica herramienta de comunicación tanto a nivel personal como profesional. Sin él, no puede entenderse el desarrollo de la sociedad durante los últimos años, especialmente a nivel laboral.
Se nos hace mayor, 40 años no es poco, y menos para una tecnología, que no ha evolucionado mucho desde entonces… si bien parte de su actividad se ha visto desplazada a las redes sociales, sigue siendo lo que era entonces (ha habido algún intento fallido como Google Wave, actualmente acogido bajo el paraguas de Apache tras su abandono por parte de Google, para regenerar su funcionamiento).
¿Y esto porqué?
Funciona. Así de sencillo. Comparándolo con una llamada de teléfono:
- La información queda por escrito.
- Es menos invasivo, el interlocutor podrá atender el email cuando pueda o considere oportuno, sin romperle el ritmo de trabajo.
- La respuesta es más fiable, ya que el interlocutor ha tenido tiempo de pensar y si es necesario de documentarse antes de responder.
Bien utilizado es una herramienta tremendamente productiva, mal utilizado es una continua distracción y una importante fuga de productividad. Hemos escrito bastante sobre el gestor de correo electrónico de Gmail, básicamente porque facilita más que ningún otro una correcta gestión y redacción de correos electrónicos.
Como gestionar tu email
Ya hemos escrito varias entradas sobre esto, centradas en Gmail, pero los conceptos pueden trasladarse al gestor de correo electrónico que utilicéis.
La clave es: clasifica TODOS los correos, y a ser posible de forma automática (y cuando sea manualmente, a la primera, nada de dejar correos por clasificar).
Como escribir un email
Es una cuestión de educación, al escribir piensa en los destinatarios del email, ahorrar 2 minutos de tu tiempo para escribirlo bien puede suponer mucho más tiempo a la otra persona.
Unas pequeñas pautas (muchas más en los links del final de la entrada):
- Se conciso (los emails demasiado largos «asustan» al receptor).
- El campo «Asunto» es lo más importante del correo electrónico (es recomendable escribirlo lo último). Debe saberse cual es el contenido de un email sólo por el campo asunto, y debe ayudarse a su autoclasificación (añadiendo etiquetas como [nombreProyecto], [vacaciones], [reunión]…). Y nunca reutilizar una cadena de emails antigua para algo nuevo (esto se hace mucho, cuando se quiere escribir algo a alguien, se busca el último email que se tiene de esa persona y se responde desde ahí , es un error tremendo).
- Cuidado con el CC y el CO (cuidado en no incluir cuentas de más, y en el uso de uno u otro).
- «Responder» y «Responder a todos» no es lo mismo.
- Uso de enlaces: para completar la información con información extra, ahorrando espacio en la redacción del correo. Importante: si se añade un link, que sea un link, no sólo su texto (para que se pueda seguir con un simple click).
- Firma: intentar que sea lo más limpia posible, es mejor incluir enlaces en la firma a añadir directamente las «condiciones de uso» y demás. En esta dirección, puede ser realmente útil y cómodo tener un perfil corporativo o personal online (por ejemplo en about.me, éste es el mío), y además de los datos básicos de la firma, añadir un simple enlace.
- El email no es un chat.
- El email no es foro.
- El email no es un CMS.
En la redacción del correo electrónico se puede aplicar muchos de los conceptos de escritura para la web («Como escribir en la Web«) ya que es un entorno parecido.
Pueden y deben utilizarse otras herramientas insertadas en el email, buscando siempre aumentar la productividad de todos:
- Eventos en calendarios: si se está convocando una reunión, enviar el evento en el calendario corporativo, para que el destinatario en un click lo agregue.
- Enlaces a Evernote, Springpad, Dropbox (Subversion, Trac, Mantis, etc. en campos más profesionales)… a cualquier herramienta que se utilice para el trabajo en equipo.
Para terminar, os paso 2 enlaces interesantes (lectura obligada 😉 ):
- Lista de checkpoints a realizar antes de enviar un email realizada por Seth Godin: «Email checklist (maybe this time it’ll work!)«
- Listado de entradas relacionadas con el email de Thinkwasabi (interesantísimo blog sobre «tecnología productiva).
Búsquedas avanzadas en Gmail
Ya hablamos sobre como hacer búsquedas avanzadas en Google, y que el interfaz Web de Gmail nos parece el mejor gestor de correo disponible, además de como compartir una cuenta de Gmail sin enviar su contraseña, vamos a explicar un par de búsquedas avanzadas útiles y su aplicación sobre vuestro correo electrónico.
Lo primero, quiero resaltar la importancia de etiquetar todos los correos, y si puede ser automáticamente a través de filtros mejor (desde el menú de crear un filtro tenéis muchas opciones para encontrar a que correos aplicarlos), sólo con las etiquetas ya tienes la base para encontrar cualquier correo (o para eliminar todos los correos de publicidad, o redes sociales fácilmente).
Lo segundo, que también me parece muy importante, es que sólo se queden en recibidos los realmente importantes, para entendernos, los que queréis ver lo antes posible (¿éstos cuales son? Pensad en que lleváis el correo en el móvil, pues los correos que queréis procesar como si fuesen un SMS).
¿Cómo facilitar y mejorar las búsquedas en Gmail?
1) Habilitar el Lab «Autocompletado de la búsqueda»
Configuración -> Labs -> «Autocompletado de la búsqueda» -> Habilitar -> Guardar cambios
2) Operadores de búsqueda
No os voy a poner todos los operadores disponibles, los tenéis aquí, sólo los que me parecen más interesantes (en los ejemplos hay alguno más).
- from:jefotecs / to:jefotecs: de, o para jefotecs
- subject:jefotecs: contiene «jefotecs» en el asunto.
- label:jefotecs: va a la etiqueta «jefotecs», en esta caso siempre es mejor usar el atajo de teclado «gl» (Go to Label).
- has:attachment: devuelve los correos que contienen adjuntos.
- filename:jefotecs.jpg: permite buscar entre los adjuntos por nombre, o por tipo de archivo (filename:jpg).
- is:read / is:unread: leídos o no leídos.
Combinación con «Varias Bandejas de entrada»
Para habilitar este Lab: Configuración -> Labs -> Varias Bandejas de entrada -> Habilitar -> Guardar cambios.
Una vez habilitado, para configurarlo: Configuración -> Varias Bandejas de entrada
Así es como tengo configurado el Lab de «Varias Bandejas de Entrada» en mis cuentas (en ambos casos colocados debajo de Recibidos):
- Profesional: tengo un pequeño GTD (Get Things Done) basado en etiquetas.
- Recibidos: siempre vacío o casi vacío.
- «Next Action»: label:s-next-action
- «Action»: label:s-action
- «Some Day»:label:s-some-day
Una vez se ha llevado a cabo la acción del email, se le elimina la etiqueta del GTD, manteniendo las demás (proyecto,marketing,servidores…).
- Personal: aquí juego con etiquetas y con si están leídos o no leídos, o ya mostrados en otra bandeja.
- Recibidos
- «Next Action»: label:s-next-action (aquí cosas por hacer, emails por contestar…).
- «Interesante»: label:interesante is:unread (están en Interesante, y no están leídos)
- «No leídos»: is:unread !label:interesante !label:inbox (No leídos, que no están en Interesante, y que no están en recibidos)
Uso diferente, sobretodo porque recibo emails de suscripciones a varios blogs, que quiero tener visibles, pero no en recibidos (ya lo leeré cuando pueda), y por una vista de «No leídos».
Ejemplos:
- Como encontrar todos los correos con alguna imagen adjunta:
filename:(jpg OR jpeg OR png OR gif)
- Vamos a filtrar que no esté en mis etiquetas «borradas periódícamente» (-label:)
filename:(jpg OR jpeg OR png OR gif) -label:(publicidad OR Empleo OR Cursos)
- Cambiamos el filtro, emails con alguna imagen, de mi familia
filename:(jpg OR jpeg OR png OR gif) label:(familia)
- Cambiamos el filtro para buscar vídeos:
filename:(avi OR mov OR mpg OR mpeg OR mp4)
No se pueden ordenar por el tamaño de los adjuntos
La única ordenación que hace Gmail en su cliente web es cronológica, a partir de ahí su filosofía se basa en las búsquedas (como no puede ser de otra forma siendo de Google).
En caso de que os sea muy importante encontrar vuestros correos con los mayores adjuntos, desde https://www.findbigmail.com/ analizan tu email y te generan etiquetas clasificando tus emails por el tamaño de los adjuntos. Otra opción es descargarlo en a un cliente de escritorio, estos si suelen incluir esta opción.
El buscador de Google, «ese gran desconocido».
El buscador de Google se ha convertido en una herramienta básica para nuestra vida diaria. Tanto, que algunos no sabríamos qué hacer sin ella. Para perder el menor tiempo posible, casi siempre buscamos algo introduciendo una serie de palabras clave y casi siempre solemos encontrar lo que buscamos (lo que no sepa Google no lo sabe nadie :D). Sin embargo, para aquellos que sean algo más curiosos o no queden satisfechos con los resultados de la búsqueda, quizá les sea útil saber que el buscador de Google permite realizar búsquedas muchos más potentes y afinadas de las que normalmente solemos hacemos. Veamos ahora algunos “trucos”.
Google pone a nuestro alcance una serie de operadores bastante útiles a la hora de realizar búsquedas. Estos, por ejemplo, son los más básicos, los que casi todos conocemos/utilizamos.
- +: Hace las veces de operador lógico AND, es decir, fuerza al buscador a proporcionar resultados que incluyan todas las palabras que escribamos. Por ejemplo, si deseamos buscar información sobre la sección de baloncesto del F.C. Barcelona, podemos usar barcelona + baloncesto.
- “ “: Con las comillas podemos obligar al buscador a buscar la expresión exacta que incluyamos. Por ejemplo si deseamos comer arroz con marisco, utilizamos «arroz con marisco».
- –: Este operador nos ayudará a evitar términos en los resultados de las búsquedas. Por ejemplo, si deseamos buscar noticias sobre Madrid, pero no nos interesa el fútbol, podemos utilizar madrid -football y de esta manera evitaremos encontrar en los resultados noticias sobre fútbol.
- *: Busca cualquier palabra. Por ejemplo si queremos cocinar algún plato nuevo con arroz, podemos buscar «arroz con *».
Además de estos operadores, que son más o menos conocidos, existen otros algo más avanzados (e incluso más útiles). Veamos algunos ejemplos.
Busca un PDF
Por ejemplo, si deseamos buscar una guía para aprender a desarrollar en Android, pero la queremos en PDF para poder leerla en nuestro lector electrónico, podemos utilizar el operador filetype, como en el ejemplo android guide filetype:pdf.
Busca información publicada en una determinada fecha
También podemos querer buscar noticias de un determinado evento, como por ejemplo unas elecciones, pero sólo lo queremos las de un determinado año. Para ello disponemos del operador daterange (vale, esto si es un poco freak, porque hay que meter las fechas en formato Juliano, que es la utilizada para eventos astronómicos. Esto hace que este operador sea realmente eficaz para programadores :D). Por ejemplo madrid daterange:2455552.31041-2455554.31041 nos buscará noticias de madrid entre el 21 de Diciembre del 2010 y el 23 de Diciembre del 2010 (Aquí tenéis un conversor a fechas julianas y aquí una explicación de qué es una fecha juliana).
Busca un artículo dentro de un determinado sitio web
Si queremos, por ejemplo, buscar artículos sobre la Ley Sinde en nuestro blog Jefotecs, podemos usar site:jefotecs.wordpress.com ley sinde. Muchos sitios web utilizan el buscador de Google integrado en sus sitios web, pero existen otros que no. De esta manera no tendremos que entrar en la página de un determinado periodico si deseamos buscar alguna noticia publicada (además, el buscador de google siempre se va a cargar muuucho más rápido que el portal web de cualquier periodico).
Descubre quién está enlazando tu web
Google proporciona muchos operadores para realizar búsquedas en un determinado apartado dentro de una web. Por ejemplo, los operadores intitle:, intext:, inurl: o allinanchor: nos permiten realizar búsquedas en los títulos, el texto, la URL o los enlaces de una página web. Esto nos puede ser muy útil, por ejemplo, si queremos buscar quién está enlazando a nuestro blog, jefotecs, podemos realizar la búsqueda allinanchor:jefotecs.
Buscar una película cerca de nuestra ciudad o el tiempo que hará en tu destino vacacional
Podemos realizar búsquedas geolocalizadas en alguna ciudad concreta, o utilizar etiquetas dedicadas al ocio. Por ejemplo, si deseamos ver la película Biutiful en algún cine de Madrid podemos buscar movie:madrid biutiful (probadlo, funciona muy bien 😉 ) y Google nos devolverá los pases de la película en Madrid. Otro ejemplo típico es la búsqueda del tiempo que hará en una zona determinada. Si, por ejemplo, nos vamos de vacaciones a Granada, podemos encontrar información del tiempo que hará con la búsqueda weather:granada.
Hay muchas más opciones, como utilizar el buscador a modo de calculadora, cambios de medidas, buscador recetas de cocinas, etc, pero no es mi objetivo poner aquí todas las opciones, aquí o aquí tenéis más información o ejemplos. El objetivo de este post es recordarnos a todos que las herramientas que usamos en nuestro día a día tienen más usos de los que realmente utilizamos, ¿acaso no sabemos todos que las llaves, además de abrir puertas, sirven para abrir tercios de cerveza?.
Gmail como gestor de correo electronico
Hoy en día es muy fácil que nuestro correo electrónico se llene de correos que no son más que ruido, que no representan nada ni medio urgente, y nos lleva mucho tiempo clasificarlos y/o deshacernos de ellos. Los gestores de correos tienen un conjunto de herramientas, que nos permiten ganar mucho tiempo gracias a la automatización de tareas de catalogación de correos. Si os sentís esclavos del e-mail, aquí van unas cuantas recomendaciones.
Desde hace tiempo decidí que el mejor gestor de correo que podemos utilizar tanto para nuestra vida profesional como personal, es Gmail.
He utilizado Outlook, Thunderbird (la V3 ha sido un gran paso hacia delante), Entourage y Mail. Y al final me quedo con el interfaz web de Gmail (últimamente hasta su interfaz para móviles me está encantando). Además los gestores tradicionales, tienden a dar problemas cuando el volumen de correos es de GBs (por problema me refiero a que falla, y los pierdes).
Sólo voy a hablar de Gmail, a esto, hay que añadirle Google Talk, Google Calendar y Google Docs, que se asocian con tu cuenta de Gmail, como otras fantásticas aplicaciones de referencia para el día a día.
Para rematar la jugada hace poco se activo la opción de estar logueado en diferentes cuentas desde el mismo navegador, con lo que ya puedes tener cada una en una pestaña, de manera realmente cómoda (hay que activarlo en la configuración de la cuenta, no en la de Gmail).
La configuración la encontrarás en un enlace en la parte superior derecha de tu navegador, es bastante sencillo de configurar una vez sabes lo que quieres hacer.
Filosofía Gmail
No se borra ningún mail, no hace falta, tienes más de 7GB gratuitos para ti. Si se te queda corto, puedes pagar por más espacio.
- El mail llega a «Recibidos» como «No leído», y a partir de ahí tu eliges, mi consejo es que mantengas el recibidos lo más vacío posible, dejando correos ahí sin catalogar sólo te va a obligar a volver a catalogarlos después. Lo ideal es, leyendolo, o sin leerlo, lo etiquetas, y lo quitas de recibidos (si lo puedes hacer mediante filtros, eso que te ahorras).
- Quitar un correo de «Recibidos» es «Archivarlo».
- Las respuestas se van agrupando por «Conversaciones», con lo que mantienes agrupados todos los correos que se van respondiendo unos a otros a modo de cadena.
- En «Todos» tienes todas las conversaciones cronológicamente.
- En «Enviados» tienes todas las cadenas en las que tu hayas enviado un correo.
Yo si borro de vez en cuando todos los correos que catalogo como Publicidad, Redes Sociales, o Empleo. Es tan simple como ir a la etiqueta, seleccionar todos, y borrar.
Un mail «para controlarlos a todos»
Desde Gmail puedes importar tus correos de otras cuentas, mediante POP3, es realmente sencillo. Y también puedes enviarlos como si estuvieses escribiendo desde esas cuentas. Puedes configurar una firma diferente para cada uno ellos.
Esto te permite entre otras cosas importar tu cuenta del trabajo de igual manera que lo harías desde cualquier otro gestor.
Como lo uso: Centralizo todos mis emails en 2 cuentas, una para el trabajo, y otra personal. Desde ellas gestiono 6 emails.
Acceso a tu correo
No tienes tu correo descargado en un PC en casa, o en la oficina, tienes acceso desde cualquier plataforma, y desde cualquier dispositivo que simplemente esté conectado a Internet.
Sí, copias de seguridad, ese «proposito de año nuevo» de siempre, que ninguno cumplimos, normalmente no pasa nada por perder ciertos datos, pero se puede evitar. Gmail si hace copias de seguridad, invierte mucho dinero anualmente, no perderás ni un correo.
Etiquetado de correos
Fue lo que me hizo cambiarme inicialmente (posteriormente Thunderbird V3 también lo añadió). La forma de clasificar los correos etiquetándolos ter permite añadir el mismo correo a varios «cajones», de modo que luego es mucho más fácil encontrarlo.
También utilizo las etiquetas como sistema para priorizar acciones pendientes (es una forma rápida de tener un pequeño GTD):
Next action
Action
Some Day
Buscador de correos
Gmail, si Gmail de Google, con eso lo digo todo.
Probablemente lo más importante de un gestor de correo es la flexibilidad y la eficiencia de las búsquedas, para permitirte encontrar un correo concreto entre miles de ellos con lo poco que te acuerdes de él. En Gmail la búsqueda es muy potente, rápida y efectiva.
Filtrado de correos
Como los demás gestores, puedes, y debes ir creándote filtros para autocatalogar los correos, limpiar lo que no sea realmente importante de tus recibidos, etc. Una vez creados puedes modificarlos o eliminarlos.
Gmail es bastante flexible a la hora de crear filtros, estas son las opciones para detectar que tipo de correo te llega:
Y estas son las opciones para catalogar los correos filtrados:
Combinaciones de teclas
Hay que activarlas en la configuración. Son muchos, puedes verlos pulsando: ?. Estos son los que utilizo:
- gi: ir a recibidos (go to inbox)
- ga: ir a todos (go to all)
- gl + etiqueta: ir a etiqueta (go to label, con autocompletado).
Más opciones: Labs
Hay muchos Labs realmente interesantes, darían para una entrada de por sí.
Estos son los que tengo habilitados (varios se podrían deshabilitar, pero los hay imprescindibles):
Inconvenientes
Cuando importas correos desde otras cuentas, no se hace tan habitualmente como desde un gestor de correo tradicional, Lo hace automáticamente Gmail según el uso que le estés dando. Puedes forzar esta importación con un click en «Actualizar».
Para utilizarlo desde el trabajo, no creo que se cumpla la LOPD, porque tu libreta de contactos profesionales debe estar registrada como un fichero por parte de tu empresa (las empresas tienen un fichero en el que se especifica que sus empleados contendrán una libreta de contactos en sus equipos de trabajo), y la agenda de Gmail cabe en esto.
Mi recomendación
- Cataloga todos tus correos: todos deberían ir a una o más de tus etiquetas.
- Cataloga a la primera, nada de dejarlo por catalogar, el esfuerzo será doble, porque tendrás que ponerte una segunda vez.
- Mantén «Recibidos» lo más vacío posible.
- Ve creando filtros poco a poco según te van llegando correos, no hace falta que lo hagas todo de golpe.
- Con el Lab «Varias Bandejas de entrada» puedes crearte varios buzones a tu gusto, pero siempre manteniendo «Recibidos» al mínimo. Uniendo esto a un etiquetado a base de filtros, esta es mi configuracíón actual de «Varias Bandejas de entrada»:
- Aprovecha las etiquetas para marcarte los «TO DO»s y su prioridad. (Some Day – Action – Next Action). Utilizando estas etiquetas así tengo organizado el correo del trabajo:
Tienes un montón de herramientas y de opciones de configuración, lo importante es que juegues con ellas hasta que llegues a una configuración lo mejor posible para tus necesidades.
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