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La mejor forma de configurar tu cuenta de Gmail en iOS

Considero fundamental mantener mis contactos actualizados en todos los dispositivos que utilizo, ya sean iOS (iPhone e iPad) o mi cuenta de correo electrónico sobre cualquier plataforma (Gmail). De esta forma no tendré problemas por estar en un dispositivo u otro, y de paso, utilizo Gmail como copia de seguridad de mi agenda (no me gusta la opción de guardar estos datos sólo en el iCloud).

Gmail es una buena opción para utilizar como copia de seguridad ya que sus datos pueden exportarse con facilidad y podría utilizar los mismos contactos en prácticamente cualquier plataforma (sin contar con el soporte nativo de Android).

Hace un tiempo escribimos un truco para configurar vuestra cuenta de Gmail en vuestro iPhone o iPad (o iPod) y disfrutar de notificaciones PUSH y actualización de contactos vía OTA (“Trucos configuración cuenta Gmail en tu iPhone“) configurando la cuenta como una cuenta de Exchange. Google va a deshabilitar esta opción, de modo que quería otra opción que cumpliese estas premisas:

  • Actualización automática de contactos vía OTA (indispensable).
  • No necesito PUSH en el email (no me aporta nada recibir el correo automáticamente, si lo recibo cada 15 minutos es más que suficiente, y la batería lo agradece). Es más, normalmente utilizo la aplicación de Gmail, con lo que la aplicación nativa de iOS queda para los envíos desde otras aplicaciones.

La forma más sencilla es la siguiente:

  1. Añadir una cuenta de tipo CardDAV para la sincronización de contactos: sincroniza vía OTA toda la información de los contactos, incluyendo las etiquetas personalizadas que defináis en los campos de vuestros contactos (la sincronización vía Exchange no permitía esta opción).
  2. Añadir una cuenta de tipo “Gmail” para obtener el correo electrónico y los eventos del calendario.

Crear la conexión CardDAV

  • Ajustes -> Correo, contactos, calen. -> Añadir cuenta… -> Otras -> Añadir cuenta CardDAV (vuestros datos + servidor: google.com)

Crear la Conexión de tipo Gmail

  • Ajustes -> Correo, contactos, calen. -> Añadir cuenta… -> Gmail (vuestros datos)

Para terminar de cerrar el círculo, también podéis sincronizar a través de CardDAV los contactos en vuestro Mac:

  • Aplicación Contactos -> Preferencias -> Cuentas -> Añadir -> Tipo de cuenta: CardDAV

He probado varios gestores de contactos que unifican la información de los contactos de varios servicios diferentes (como Smartr, Brewster o Cobook), pero ninguno ha conseguido que lo utilice como primera opción en mi día a día (bueno, ni como primera opción, ni nunca).

Haz que Internet trabaje para tí: mis recetas de IFTTT favoritas

Sin duda If This Then That (“Como conectar (aún más) tus perfiles sociales: ifttt.com“, “Compartiendo mis links de Delicious a través de ifttt“) es uno de mis servicios favoritos de Internet, sus automatizaciones me ahorran un montón de trabajo para mantener mis enlaces o fotografías (por ejemplo) controlados.

Gracias a IFTTT sacarás mayor partido a otras excelentes aplicaciones que ya os hemos ido presentando como son Dropbox (“Tu disco duro online: Dropbox“), Evernote (“Evernote: ‘Recuérdalo todo’“) o Delicious (“Delicious: como organizar tus marcadores“). Una de sus ventajas es que no es necesario que se te ocurra todo a ti (existen miles de conexiones posibles), tienes a tu disposición las recetas de los demás usuarios, donde hay muchas de las populares que son muy interesantes.

Estas son mis recetas favoritas:

En mi opinión, actualmente IFTTT es sin duda una aplicación obligatoria para cualquier tipo de usuario, os animo a crearos una cuenta y probar su funcionamiento.

El email cumple 40 años, ¡y aún no sabemos utilizarlo!

El correo electrónico es sin duda una fantástica herramienta de comunicación tanto a nivel personal como profesional. Sin él, no puede entenderse el desarrollo de la sociedad durante los últimos años, especialmente a nivel laboral.

Se nos hace mayor, 40 años no es poco, y menos para una tecnología, que no ha evolucionado mucho desde entonces… si bien parte de su actividad se ha visto desplazada a las redes sociales, sigue siendo lo que era entonces (ha habido algún intento fallido como Google Wave, actualmente acogido bajo el paraguas de Apache tras su abandono por parte de Google, para regenerar su funcionamiento).

¿Y esto porqué?

Funciona. Así de sencillo. Comparándolo con una llamada de teléfono:

  • La información queda por escrito.
  • Es menos invasivo, el interlocutor podrá atender el email cuando pueda o considere oportuno, sin romperle el ritmo de trabajo.
  • La respuesta es más fiable, ya que el interlocutor ha tenido tiempo de pensar y si es necesario de documentarse antes de responder.

Bien utilizado es una herramienta tremendamente productiva, mal utilizado es una continua distracción y una importante fuga de productividad. Hemos escrito bastante sobre el gestor de correo electrónico de Gmail, básicamente porque facilita más que ningún otro una correcta gestión y redacción de correos electrónicos.

Como gestionar tu email

Ya hemos escrito varias entradas sobre esto, centradas en Gmail, pero los conceptos pueden trasladarse al gestor de correo electrónico que utilicéis.

La clave es: clasifica TODOS los correos, y a ser posible de forma automática (y cuando sea manualmente, a la primera, nada de dejar correos por clasificar).

Como escribir un email

Es una cuestión de educación, al escribir piensa en los destinatarios del email, ahorrar 2 minutos de tu tiempo para escribirlo bien puede suponer mucho más tiempo a la otra persona.

Unas pequeñas pautas (muchas más en los links del final de la entrada):

  • Se conciso (los emails demasiado largos “asustan” al receptor).
  • El campo “Asunto” es lo más importante del correo electrónico (es recomendable escribirlo lo último). Debe saberse cual es el contenido de un email sólo por el campo asunto, y debe ayudarse a su autoclasificación (añadiendo etiquetas como [nombreProyecto], [vacaciones], [reunión]…). Y nunca reutilizar una cadena de emails antigua para algo nuevo (esto se hace mucho, cuando se quiere escribir algo a alguien, se busca el último email que se tiene de esa persona y se responde desde ahí , es un error tremendo).
  • Cuidado con el CC y el CO (cuidado en no incluir cuentas de más, y en el uso de uno u otro).
  • “Responder” y “Responder a todos” no es lo mismo.
  • Uso de enlaces: para completar la información con información extra, ahorrando espacio en la redacción del correo. Importante: si se añade un link, que sea un link, no sólo su texto (para que se pueda seguir con un simple click).
  • Firma: intentar que sea lo más limpia posible, es mejor incluir enlaces en la firma a añadir directamente las “condiciones de uso” y demás. En esta dirección, puede ser realmente útil y cómodo tener un perfil corporativo o personal online (por ejemplo en about.me, éste es el mío), y además de los datos básicos de la firma, añadir un simple enlace.
  • El email no es un chat.
  • El email no es foro.
  • El email no es un CMS.

En la redacción del correo electrónico se puede aplicar muchos de los conceptos de escritura para la web (“Como escribir en la Web“) ya que es un entorno parecido.

Pueden y deben utilizarse otras herramientas insertadas en el email, buscando siempre aumentar la productividad de todos:

  • Eventos en calendarios: si se está convocando una reunión, enviar el evento en el calendario corporativo, para que el destinatario en un click lo agregue.
  • Enlaces a Evernote, Springpad, Dropbox (Subversion, Trac, Mantis, etc. en campos más profesionales)… a cualquier herramienta que se utilice para el trabajo en equipo.

Para terminar, os paso 2 enlaces interesantes (lectura obligada 😉 ):

Como conectar (aún más) tus perfiles sociales: ifttt.com

Buscando como enviar automáticamente mis favoritos de Twitter a Instapaper para gestionar desde ahí lo que voy leyendo, me encontré con ifttt.com, este interesante servicio permite hacer justo eso, y mucho más (desde el echofon para iPhone, que es desde donde accedo a Twitter el 95% de las veces, se puede enviar un enlace a Instapaper, pero hay que abrir el link, es mucho más sencillo crear un favorito).

Su slogan es bastante elocuente:

Put the internet to work for you.

Tras conectar tus diferentes servicios, con una operativa tremendamente sencilla y bien pensada a nivel visual, te permite crear tareas tipo “if this then that“, en las que se van definiendo un conjunto acciones a realizar (“that”) si se produce un evento concreto (“this”).

En la siguiente captura podéis ver que canales admite ifttt.com, dudo que echéis alguno en falta (y si falta, como es el caso de Miso,  con el RSS lo podáis conectar también):

Al seleccionar cada uno de los canales ofrece diferentes opciones de acuerdo a la operativa de cada uno. Por ejemplo, comparado con la sindicación de WordPress.com en Twitter:

  • Desde WordPress: es automático, pero no permite definir ni un prefijo, ni un sufijo al texto que publica.
  • Desde itfff.com: no es automático (cada 15 minutos se realiza la comprobación en cada tarea activa), se puede añadir un prefijo al texto publicado (como por ejemplo, el nombre del blog).

A modo de ejemplo, estas son algunas de las tareas que tengo configuradas:

  • Si marco un favorito en Twitter lo envía a Instapaper.
  • Si publico una entrada en mi blog de Posterous se comparte el link en LinkedIn.
  • Si publico una entrada en este blog (WordPress) se comparte el link en LinkedIn.

Además si quieres, puedes crear eventos a partir de la fecha y la hora, o de las condiciones meteorológicas de una población.

Por ahora el servicio está en beta, y “sólo” permiten tener 10 tareas funcionando al mismo tiempo. Es más que suficiente ya que muchas de estas conexiones se pueden realizar de manera “nativa” desde cada aplicación (Instagram o Posterous por ejemplo, dan una gran cantidad de opciones).

Me parece un gran complemento a las opciones de sindicación que ofrecen internamente los servicios que utilizamos para generar contenidos en Internet, un mundo de opciones para que cada uno busque como aumentar su productividad reduciendo “tareas manuales 2.0”.

Si te ha interesado, no dejes de leer:

Trucos configuración cuenta Gmail en tu iPhone

Actualización 20/02/2013: Google va a deshabilitar la opción de utilizar Exchange con Gmail, por lo que el método aquí descrito ya no estará operativo.  La mejor alternativa la detallo aquí: “La mejor forma de configurar tu cuenta de Gmail en iOS

Una de las características que más eché de menos al pasar de Android a iOS fue la ausencia de sincronización OTA (Over The Air) de los contactos entre mi terminal y mi cuenta de Gmail (sólo se sincronizaban a través del iTunes).
Esta sincronización es posible, simplemente hay que configurar la cuenta en el dispositivo iOS desde la opción de “Exchange” en lugar de desde la opción de “Gmail”.

Ajustes -> Correo, contactos, calen. -> Añadir cuenta… -> Microsoft Exchange

Porqué esta diferencia
Depende del método de conexión entre el dispositivo y Gmail:

  • Opción “Exchange” utiliza el servicio Google Sync.
  • Opción: “Gmail” utiliza iMAP.
Con este pequeño cambio tendrás servicios vía “Push
  • Sincronización automática de contactos.
  • Recepción del email automática: en lugar de hacer consultas al servidor periódicamente, cada mensaje se envía al dispositivo en el momento en que se recibe en la cuenta.
  • Sincronización automática de calendarios.
  • Búsquedas completas en todos los mensajes del servidor
  • Gestión invitaciones a eventos del calendario.
  • Envío de mensajes con diferentes direcciones en el campo del remitente.
Si ya tenéis la cuenta configurada, y tenéis vuestro listado de contactos, os creará un nuevo grupo de contactos, lo ideal es eliminar los contactos del dispositivo (os preguntará la primera vez cuando sincronice), y posteriormente evitar que el iTunes sincronice contactos y calendarios (en la pestaña “Información” dentro de vuestro dispositivo en el iTunes) ya que esta sincronización se realiza automáticamente. Se puede gestionar sin ningún problema tener 2 grupos de contactos, el problema es cuando utilizas aplicaciones como el SmartSync, si se tiene otro grupo de contactos en el dispositivo no envían la información a los contactos de Exchange (teniendo sólo estos contactos, funciona perfectamente).
Qué no me gusta
Al acceder al correo, al deslizar el dedo sobre el resumen de un email, aparece la opción “Eliminar”, prefiero el funcionamiento de las cuentas “Gmail”, en las que aparece “Archivar”.
Porqué es importante
Poco a poco vas utilizando tu iPhone para más cosas, entre ellas enviar correos electrónicos y gestionar tu calendario, por eso es muy cómodo tener los contactos y la agenda sincronizados automáticamente.

Más info: “Configura Google Sync en iOS y aprovecha sus nuevas funcionalidades“.

¿tienes una dirección de Gmail? No! Tienes muchas!

Continuando con el recorrido sobre Gmail, como ya hemos comentado, nos parece el mejor gestor de correo disponible (“Gmail como gestor de correo electronico”), tanto para entornos personales como profesionales, por su versatilidad (“Búsquedas avanzadas en Gmail”, “Gmail: como compartir una cuenta”), por su ubicuidad… sólo necesitamos un dispositivo conectado a Internet, y tenemos todo nuestro email  accesible.

Hoy entramos en una característica poco conocida, pero que puede ayudar a agilizar tu email.

Variaciones de tu dirección

Gmail omite los “.” en su funcionamiento, de modo que:

  • nombreapellido@gmail.com = nombre.apellido@gmail.com = n.o.m.b.r.e.a.p.e.l.l.i.d.o@gmail.com

Gmail Alias

Puedes añadir a tu dirección un “+alias“, por ejemplo:

  • jefotecs@gmail.com, puede ser:
    • jefotecs+comentarios@gmail.com
    • jefotecs+entradas@gmail.com
    • jefotecs+admin@gmail.com

Utilidad

Combinando el uso de diferentes direcciones combinado con los filtros (a través del “Para”), podemos mejorar la automatización en la catalogación de nuestro email.

1ª regla para hacer más productivo  tu email: cataloga TODOS los correos, y si puede ser de manera automática mejor.

Ejemplos

  • Hoy en día utilizamos nuestro email para registrarnos en muchos sitios web, de diversa índole, los cuales luego nos van a enviar emails regularmente, podríamos utilizar las siguientes direcciones para registrarnos, y combinarlas con un un filtro que etiquete los correos, y haga las acciones que deseemos con ellos:
    • Redes Sociales: jefotecs+social@gmail.com
    • Herramientas: jefotecs+tools@gmail.com
  • Podemos distinguir nuestra dirección profesional y personal utilizando un sólo email. Utilizando mi email, podría quedar así:
    • jesusrodriguezm@gmail.com: dirección para contactos personales
    • jesus.rodriguez.m@gmail.com: dirección para contactos profesionales

Ejemplo avanzado

Supongamos que tenemos montando un GTD basado en 3 etiquetas, podemos enlazar cada una de estas etiquetas con un alias, y cuando enviemos un correo no tendremos más que añadir esa cuenta con su alias en el CCO para autoetiquetarla:

  • NextAction -> jefotecs+nextaction@gmail.com
  • Action -> jefotecs+action@gmail.com
  • SomeDay -> jefotecs+someday@gmail.com

De esta forma, tanto el email como el resto de la conversación quedará etiquetado en su nivel correspondiente.

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Google Encriptado: aumenta tu nivel de privacidad

Logo Google Encrypted

Securiza mediante SSL (Secure Sockets Layer) la conexión entre tu PC y Google. Simplemente hay que acceder al siguiente enlace:

https://encrypted.google.com/

En el panel de la izquierda no te aparecerá ni la opción de buscar “Imágenes”, ni la de “Mapas”, pero sí el resto de opciones: “Vídeos”, “Noticias”, “Tiempo real”…

¿Qué consigo con esto?

Aumentar mi privacidad al impedir que terceras partes puedan interceptar la información sobre tus búsquedas, por ejemplo:

  • ISP (Internet Service Provider): no puede saber que términos has buscado (sí, para los que no lo sabíais, saben exactamente que se ha buscado y que resultados se han generado en cada búsqueda realizada por cada uno de sus clientes).
  • Sí tu salida de Internet es a través de un proxy, ídem (típica situación en empresas).

¿que no consigo con esto?

Una vez te salgas de Google Encrypted (sigas un link), tu ISP y tu proxy, vuelven a saber exactamente donde estás.

¿quieres aumentar más tu privacidad mientras navegas?

Ya os comentamos como evitar esto gracias a una conexión VPN (este tipo de conexiones también sirven para acceder a servicios como Netflix, inaccesibles desde España).

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