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Archive for 04/02/2011

Búsquedas avanzadas en Gmail

Logo GmailYa hablamos sobre como hacer búsquedas avanzadas en Google, y que el interfaz Web de Gmail nos parece el mejor gestor de correo disponible, además de como compartir una cuenta de Gmail sin enviar su contraseña, vamos a explicar un par de búsquedas avanzadas útiles y su aplicación sobre vuestro correo electrónico.

Lo primero, quiero resaltar la importancia de etiquetar todos los correos, y si puede ser automáticamente a través de filtros mejor (desde el menú de crear un filtro tenéis muchas opciones para encontrar a que correos aplicarlos), sólo con las etiquetas ya tienes la base para encontrar cualquier correo (o para eliminar todos los correos de publicidad, o redes sociales fácilmente).

Lo segundo, que también me parece muy importante, es que sólo se queden en recibidos los realmente importantes, para entendernos, los que queréis ver lo antes posible (¿éstos cuales son? Pensad en que lleváis el correo en el móvil, pues los correos que queréis procesar como si fuesen un SMS).

¿Cómo facilitar y mejorar las búsquedas en Gmail?

1) Habilitar el Lab  “Autocompletado de la búsqueda”

Configuración -> Labs -> “Autocompletado de la búsqueda” -> Habilitar -> Guardar cambios

2) Operadores de búsqueda

No os voy a poner todos los operadores disponibles, los tenéis aquí, sólo los que me parecen más interesantes (en los ejemplos hay alguno más).

  • from:jefotecs / to:jefotecs: de, o para jefotecs
  • subject:jefotecs: contiene “jefotecs” en el asunto.
  • label:jefotecs: va a la etiqueta “jefotecs”, en esta caso siempre es mejor usar el atajo de teclado “gl” (Go to Label).
  • has:attachment: devuelve los correos que contienen adjuntos.
  • filename:jefotecs.jpg: permite buscar entre los adjuntos por nombre, o por tipo de archivo (filename:jpg).
  • is:read / is:unread: leídos o no leídos.

Combinación con “Varias Bandejas de entrada”

Para habilitar este Lab: Configuración -> Labs -> Varias Bandejas de entrada -> Habilitar -> Guardar cambios.

Una vez habilitado, para configurarlo: Configuración -> Varias Bandejas de entrada

Así es como tengo configurado el Lab de “Varias Bandejas de Entrada” en mis cuentas (en ambos casos colocados debajo de Recibidos):

  1. Recibidos: siempre vacío o casi vacío.
  2. “Next Action”: label:s-next-action
  3. “Action”: label:s-action
  4. “Some Day”:label:s-some-day

Una vez se ha llevado a cabo la acción del email, se le elimina la etiqueta del GTD, manteniendo las demás (proyecto,marketing,servidores…).

  • Personal: aquí juego con etiquetas y con si están leídos o no leídos, o ya mostrados en otra bandeja.
  1. Recibidos
  2. “Next Action”: label:s-next-action (aquí cosas por hacer, emails por contestar…).
  3. “Interesante”: label:interesante is:unread (están en Interesante, y no están leídos)
  4. “No leídos”: is:unread !label:interesante !label:inbox (No leídos, que no están en Interesante, y que no están en recibidos)

Uso diferente, sobretodo porque recibo emails de suscripciones a varios blogs, que quiero tener visibles, pero no en recibidos (ya lo leeré cuando pueda), y por una vista de “No leídos”.

Ejemplos:

  • Como encontrar todos los correos con alguna imagen adjunta:

filename:(jpg OR jpeg OR png OR gif)

  • Vamos a filtrar que no esté en mis etiquetas “borradas periódícamente” (-label:)

filename:(jpg OR jpeg OR png OR gif) -label:(publicidad OR Empleo OR Cursos)

  • Cambiamos el filtro, emails con alguna imagen, de mi familia

filename:(jpg OR jpeg OR png OR gif) label:(familia)

  • Cambiamos el filtro para buscar vídeos:

filename:(avi OR mov OR mpg OR mpeg OR mp4)

No se pueden ordenar por el tamaño de los adjuntos

La única ordenación que hace Gmail en su cliente web es cronológica, a partir de ahí su filosofía se basa en las búsquedas (como no puede ser de otra forma siendo de Google).

En caso de que os sea muy importante encontrar vuestros correos con los mayores adjuntos, desde https://www.findbigmail.com/ analizan tu email y te generan etiquetas clasificando tus emails por el tamaño de los adjuntos. Otra opción es descargarlo en a un cliente de escritorio, estos si suelen incluir esta opción.

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