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Evernote: “Recuérdalo todo”

Evernote es una aplicación multiplataforma de toma de notas. La aplicación puede considerarse una de las veteranas, hace tiempo que me creé mi cuenta (el 10 de agosto del 2010, el tiempo vuela…), pero no había llegado a introducirla en mi día a día, por 2 motivos:

  1. En aquel momento tenía un pequeño GTD montado en el propio correo electrónico (“Gmail como gestor de correo electrónico“, “¿tienes una dirección de Gmail? No! Tienes muchas!“).
  2. A pesar del excelente catálogo de aplicaciones que han desarrollado, no existe una versión nativa para GNU/Linux.

En los últimos días he retomado el contacto con ella, y tras la experiencia, y la consulta pertinente a usuarios avanzados (¡gracias José Ángel! ), voy a crearle una cuenta con lo que considero el esqueleto básico a mi chica para ayudarla a tomar el control sobre sus notas en su nuevo trabajo.

Prerequisitos necesarios

Buscaba una aplicación con las siguientes características:

  • Sencilla: una nota simple no puede tomar más de 20 segundos tomarla.
  • Etiquetable: necesito poder añadir varias clasificaciones a cada nota (por ejemplo, una por tema, y otra por prioridad) y luego poder buscarlas por cualquiera de ellas.
  • Multiplataforma: móvil, aplicación nativa y versión web.
  • En la nube: autosincronizada en todos mis dispositivos.
  • Versátil: diferentes tipos de nota (textos, imágenes, audio…) y diferentes formas de publicación (en la aplicación, desde el email, desde el navegador web, desde otras aplicaciones…).
  • Independiente: no quería una aplicación atada al Outlook por ejemplo.

Evernote cumple con todas estas características, y más. Voy a explicaros como crearos una cuenta, y crear la base de etiquetas que a cualquiera le servirán.

Creando tu cuenta

Lo primero es crear tu cuenta, basta con acceder a su web y rellenar el formulario. Hay 2 tipos de cuentas:

  • Gratuita: tiene un límite en las subidas mensuales (60MB, para notas es bastante), y publicidad en la aplicación.
  • Premium: entre otras cosas, fuera publicidad, el límite en las subidas aumenta a 1GB y permite compartir libretas entre diferentes usuarios. Su coste es de $45 anuales.

No me gustado la cantidad de enlaces en la aplicación a llevar tu cuenta a premium, con 1 bastaría, pero hay varios puntos donde te salta el aviso, es una práctica muy utilizada, pero con ver la opción deshabilitada me bastaría para sopesar el cambio de tipo de cuenta, busco productividad, no molestos anuncios.

Primeros pasos

Una vez creada y confirmada tu cuenta, mi recomendación es empezar por ver la versión Web, y luego ya descargar las aplicaciones nativas para los PCs, tabletas, y teléfonos móviles. Para acceder basta con introducir nombre de usuario y contraseña aquí. Una vez dentro te encontrarás una nota con consejos para arrancar.

Organización: Libretas y Etiquetas

Cada nota que añadas pertenecerá a una libreta y a las etiquetas que quieras. Es importante tener en cuenta que tanto las libretas como las etiquetas se pueden anidar unas dentro de otras. Como base esta es mi recomendación:

Libretas (cada nota en una libreta):

  • Trabajo: notas relacionadas con el trabajo.
  • Personal: notas personales.
  • Casa: esta libreta sería útil si tuviese una cuenta premium, para poder compartirla de modo que varios pudiésemos añadir y editar las notas que contenga.

Etiquetas (cada nota en cero o muchas etiquetas):

  • Proyectos (se pueden crear sub-etiquetas para cada proyecto)
  • Reuniones
  • Leer
  • Tareas (con 4 sub-etiquetas) Estas etiquetas se corresponden con un sencillo GTD, de forma que tengas siempre a mano tus tareas pendientes clasificadas por prioridad (con lo que se acabaron los olvidos, y se mejora ostensiblemente la gestión del tiempo de cada uno).
    • 1 – Next Accion
    • 2- Accion
    • 3 – Some Day
    • 4 – Finish

Es importante esta clasificación, para luego encontrar rápido cada conjunto de notas (por ejemplo, en 2 clicks tienes la lista de acciones más prioritarias por hacer delante, o todas las notas de un proyecto concreto).

Creando una nota

En este tipo de herramientas es muy importante tener en cuenta la productividad de uso, ya que muchas de ellas terminan generando más trabajo para alimentarlas adecuadamente del que luego ahorran (hay varias de gestión de proyectos que son un horror por eso mismo). Por este motivo para mí era muy importante que fuese sencilla, y que me permitiese crear una nota básica muy rápido.

Definir bien al crear una nota es lo más importante  (si haces esto bien, la herramienta es fantástica, si no vas a dedicar 10 segundos a pensarte que pones, mejor ni pruebes la herramienta):

  • Título: un buen título será en muchos casos toda la nota.
  • Libreta: en este caso Trabajo / Personal.
  • Etiquetas: tanto las “temáticas”, como las de prioridad en caso de ser tareas por hacer.
  • Contenido.

Desde la versión Web podrás añadir notas de texto con facilidad, desde las versiones nativas o móviles, además de notas de texto podrás añadir imágenes, vídeos o notas de voz con la misma facilidad, y añadir nuevas clasificaciones, como notas geolocalizadas. Me parece interesante la opción de las notas de voz, ya que no siempre estamos delante de nuestro PC en situación de redactar una buena nota, es mucho más rápido crear una nota de voz, con 15 segundos hablados, y luego cuando se esté ante el PC o se tenga más tiempo, editar la nota para poder un título adecuado y etiquetarla adecuadamente.

Navegando en tus notas

Para encontrar una nota, o un conjunto de ellas, tienes 2 opciones:

  • Utilizar el buscador: localizará los términos de búsqueda en las notas. Tienes la opción de guardar tus búsquedas habituales, quedando accesibles con un simple click a partir de ese momento.
  • Navegar por libretas/etiquetas: esto es seleccionar que conjunto de notas quieres ver de acuerdo a la libreta a la que pertenezcan, y/o las etiquetas que tengan.

Utiliza su Aplicación y complementos

El catálogo es muy amplio, una lástima que se haya quedado fuera GNU/Linux, aunque siempre es posible utilizar sólo la versión Web. Para computadoras disponemos de aplicación para:

Para dispositivos móviles, contamos con versiones para:

  • iOS
  • Android
  • Blackberry
  • Windows Phone 7

Guarda notas desde el email

Evernote pone a tu disposición una dirección de email para que la incluyas en tus contactos (un contacto llamado “Evernote” por ejemplo), de modo que puedes enviar a tu gestor de notas un email en cuestión de segundos.

Comparte tus notas

Además la opción de libretas compartidas de las cuentas premium, desde una cuenta gratuita puedes enviar tus notas por email, a Facebook, a Twitter…

Enlaza otras Aplicaciones

Hay bastantes aplicaciones desde las que puedes guardar notas directamente en Evernote: como Zite (“Flipboard, Zite, Flud, Google Currents: aglomeradores de información“), Instapaper o Skitch (esta última pertenece a Evernote).

Pero yendo un pasó más allá, gracias a Ifttt (“Cómo conectar (aún más) tus perfiles sociales: ifttt.com“) puedes crear “recetas” para autoenviar notas a Evernote, por ejemplo:

  • Cuando marcas un favorito en Twitter.
  • Cuando haces un Like en Instapaper.
  • Cuando guardas un enlace con una etiqueta concreta en Delicious (“Delicious: como organizar tus marcadores“).
  • Cuando se acerca un evento en tu calendario de Google Calendar…

¿Queréis más?

Además de por la sección de vídeos de la web de Evernote, os recomiendo pasaros por la sección de Evernote de Thinkwasabi, donde hay toda una serie de trucos y casos prácticos para sacar todo el jugo a esta aplicación.

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