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Archive for 30 junio 2011

El email cumple 40 años, ¡y aún no sabemos utilizarlo!

El correo electrónico es sin duda una fantástica herramienta de comunicación tanto a nivel personal como profesional. Sin él, no puede entenderse el desarrollo de la sociedad durante los últimos años, especialmente a nivel laboral.

Se nos hace mayor, 40 años no es poco, y menos para una tecnología, que no ha evolucionado mucho desde entonces… si bien parte de su actividad se ha visto desplazada a las redes sociales, sigue siendo lo que era entonces (ha habido algún intento fallido como Google Wave, actualmente acogido bajo el paraguas de Apache tras su abandono por parte de Google, para regenerar su funcionamiento).

¿Y esto porqué?

Funciona. Así de sencillo. Comparándolo con una llamada de teléfono:

  • La información queda por escrito.
  • Es menos invasivo, el interlocutor podrá atender el email cuando pueda o considere oportuno, sin romperle el ritmo de trabajo.
  • La respuesta es más fiable, ya que el interlocutor ha tenido tiempo de pensar y si es necesario de documentarse antes de responder.

Bien utilizado es una herramienta tremendamente productiva, mal utilizado es una continua distracción y una importante fuga de productividad. Hemos escrito bastante sobre el gestor de correo electrónico de Gmail, básicamente porque facilita más que ningún otro una correcta gestión y redacción de correos electrónicos.

Como gestionar tu email

Ya hemos escrito varias entradas sobre esto, centradas en Gmail, pero los conceptos pueden trasladarse al gestor de correo electrónico que utilicéis.

La clave es: clasifica TODOS los correos, y a ser posible de forma automática (y cuando sea manualmente, a la primera, nada de dejar correos por clasificar).

Como escribir un email

Es una cuestión de educación, al escribir piensa en los destinatarios del email, ahorrar 2 minutos de tu tiempo para escribirlo bien puede suponer mucho más tiempo a la otra persona.

Unas pequeñas pautas (muchas más en los links del final de la entrada):

  • Se conciso (los emails demasiado largos “asustan” al receptor).
  • El campo “Asunto” es lo más importante del correo electrónico (es recomendable escribirlo lo último). Debe saberse cual es el contenido de un email sólo por el campo asunto, y debe ayudarse a su autoclasificación (añadiendo etiquetas como [nombreProyecto], [vacaciones], [reunión]…). Y nunca reutilizar una cadena de emails antigua para algo nuevo (esto se hace mucho, cuando se quiere escribir algo a alguien, se busca el último email que se tiene de esa persona y se responde desde ahí , es un error tremendo).
  • Cuidado con el CC y el CO (cuidado en no incluir cuentas de más, y en el uso de uno u otro).
  • “Responder” y “Responder a todos” no es lo mismo.
  • Uso de enlaces: para completar la información con información extra, ahorrando espacio en la redacción del correo. Importante: si se añade un link, que sea un link, no sólo su texto (para que se pueda seguir con un simple click).
  • Firma: intentar que sea lo más limpia posible, es mejor incluir enlaces en la firma a añadir directamente las “condiciones de uso” y demás. En esta dirección, puede ser realmente útil y cómodo tener un perfil corporativo o personal online (por ejemplo en about.me, éste es el mío), y además de los datos básicos de la firma, añadir un simple enlace.
  • El email no es un chat.
  • El email no es foro.
  • El email no es un CMS.

En la redacción del correo electrónico se puede aplicar muchos de los conceptos de escritura para la web (“Como escribir en la Web“) ya que es un entorno parecido.

Pueden y deben utilizarse otras herramientas insertadas en el email, buscando siempre aumentar la productividad de todos:

  • Eventos en calendarios: si se está convocando una reunión, enviar el evento en el calendario corporativo, para que el destinatario en un click lo agregue.
  • Enlaces a Evernote, Springpad, Dropbox (Subversion, Trac, Mantis, etc. en campos más profesionales)… a cualquier herramienta que se utilice para el trabajo en equipo.

Para terminar, os paso 2 enlaces interesantes (lectura obligada 😉 ):

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Google Art Project, cultura para todos gratis

Para aquellos que defienden la “cultura” en base a defender SU industria. Para aquellos que insisten en cobrar por la educación. Tomen nota, Google Art Project si es promover la cultura.

¿Has querido ir a alguno de estos museos?

  • Alte Nationalgalerie, Berlin
  • Freer Gallery of Art, Smithsonian, Washington
  • The Frick Collection, NYC
  • Gemäldegalerie, Berlin
  • The Metropolitan Museum of Art, NYC
  • MoMA, The Museum of Modern Art, NYC
  • Museo Reina Sofia, Madrid
  • Museo Thyssen – Bornemisza, Madrid
  • Museum Kampa, Prague
  • National Gallery, London
  • Palace of Versailles
  • Rijksmuseum, Amsterdam
  • The State Hermitage Museum, St Petersburg
  • State Tretyakov Gallery, Moscow
  • Tate Britain, London
  • Uffizi Gallery, Florence
  • Van Gogh Museum, Amsterdam

Actualmente puede hacerse una visita virtual a todos ellos a través de Google Art Project. En la siguiente caputra se puede ver una de las galerías del Museo Reína Sofía de Madrid:

Este proyecto es una colaboración entre Google y algunos de los museos más conocidos de todo el mundo, en el que se puede visualizar multitud de obras con un gran nivel de detalle. La cantidad de obras de cada museo depende del propio museo, en algunos hay más que en otros…

Además como es lógico, hay mucha más información sobre cada museo: historia, localización, descripción…

¿Cómo funciona?

  • Explora los museos al estilo de Street View, navegando por diferentes galerías en 3 dimensiones caracterizadas de acuerdo al museo que representa.
  • Vista de obras: puede verse las obras con alta resolución, así como acceder a toda su información.
  • Crea tu propia colección: puedes crear tu propia colección y compartirla.

¿qué le falta?

Además de completar su catálogo de obras, le falta una capa social para:

  • Compartir sus obras (los típicos botones para compartir directamente en redes sociales lo que estamos viendo).
  • Realizar una valoración de cada obra.

Todos los museos públicos deberían ofrecer todas sus obras por Internet, ya no digo implementar esta presentación, pero sí permitir que todo el mundo pueda acceder cómodamente desde donde quiera a sus obras.

Hace bastante tiempo que descubrí este proyecto, y no se porqué no había escrito esta pequeña reseña hasta ahora, no todos los días te encuentras algo de este nivel, merece la pena la visita.

Find my iPhone: localiza, bloquea o borra remotamente tu dispositivo

  • ¿quieres poder localizar tu iPhone en cualquier momento?
  • ¿quieres poder bloquear tu iPhone en cualquier momento?
  • ¿quieres poder borrar la información de tu iPhone en cualquier momento?

Claro que quieres, por si lo pierdes o por si te lo roban. Habilitando el servicio gratuito Find my iPhone de Apple lo tienes hecho.

¿cómo se habilita Find my iPhone?

Utilizando vuestro ID de Apple para añadir una cuenta “Mobile me” en la configuración de vuestro dispositivo.

1-  “Acceder a Ajustes”

2- “Acceder a Correo, contactos, calen.”

3- “Añadir cuenta…”

4- “mobileme”

5- Introducir los datos de vuestra cuenta de Apple, la que utilizáis desde la App Store (no tiene porque ser una cuenta de mobileme).

6- Aceptar las condiciones.

7- Habilitar “Buscar mi iPhone”.

Más detalle en la propia web de Apple.

Para poder utilizar este servicio gratuitamente desde un iPhone 3G o 3GS debéis crear la cuenta (pasos 1-6) en un iPhone 4, o Ipod de 4ª generación, o desde un iPad, y una vez aceptados los términos en ese dispositivo, introducir las credenciales en vuestro terminal y listo.

¿cómo se accede al servicio una vez activado?

1- Desde la web me.com (se accede introduciendo vuestra cuenta de Apple).

2- Desde un dispositivo iOS a través de su aplicación (gratuita).

Citas – Inversión contra competencias

“Innovation has nothing to do with how many R&D dollars you have. When Apple came up with the Mac, IBM was spending at least 100 times more on R&D. It’s not about money. It’s about the people you have, how you’re led, and how much you get it.”

Steve Jobs

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Como conectar (aún más) tus perfiles sociales: ifttt.com

Buscando como enviar automáticamente mis favoritos de Twitter a Instapaper para gestionar desde ahí lo que voy leyendo, me encontré con ifttt.com, este interesante servicio permite hacer justo eso, y mucho más (desde el echofon para iPhone, que es desde donde accedo a Twitter el 95% de las veces, se puede enviar un enlace a Instapaper, pero hay que abrir el link, es mucho más sencillo crear un favorito).

Su slogan es bastante elocuente:

Put the internet to work for you.

Tras conectar tus diferentes servicios, con una operativa tremendamente sencilla y bien pensada a nivel visual, te permite crear tareas tipo “if this then that“, en las que se van definiendo un conjunto acciones a realizar (“that”) si se produce un evento concreto (“this”).

En la siguiente captura podéis ver que canales admite ifttt.com, dudo que echéis alguno en falta (y si falta, como es el caso de Miso,  con el RSS lo podáis conectar también):

Al seleccionar cada uno de los canales ofrece diferentes opciones de acuerdo a la operativa de cada uno. Por ejemplo, comparado con la sindicación de WordPress.com en Twitter:

  • Desde WordPress: es automático, pero no permite definir ni un prefijo, ni un sufijo al texto que publica.
  • Desde itfff.com: no es automático (cada 15 minutos se realiza la comprobación en cada tarea activa), se puede añadir un prefijo al texto publicado (como por ejemplo, el nombre del blog).

A modo de ejemplo, estas son algunas de las tareas que tengo configuradas:

  • Si marco un favorito en Twitter lo envía a Instapaper.
  • Si publico una entrada en mi blog de Posterous se comparte el link en LinkedIn.
  • Si publico una entrada en este blog (WordPress) se comparte el link en LinkedIn.

Además si quieres, puedes crear eventos a partir de la fecha y la hora, o de las condiciones meteorológicas de una población.

Por ahora el servicio está en beta, y “sólo” permiten tener 10 tareas funcionando al mismo tiempo. Es más que suficiente ya que muchas de estas conexiones se pueden realizar de manera “nativa” desde cada aplicación (Instagram o Posterous por ejemplo, dan una gran cantidad de opciones).

Me parece un gran complemento a las opciones de sindicación que ofrecen internamente los servicios que utilizamos para generar contenidos en Internet, un mundo de opciones para que cada uno busque como aumentar su productividad reduciendo “tareas manuales 2.0”.

Si te ha interesado, no dejes de leer:

Internet = Educacion, y mucho más

La mayor ventaja de Internet es la posibilidad que nos da de acceder a la información y al conocimiento global desde cualquier lugar.

El aprendizaje “formal” en Internet es el denominado e-Learning, sobre el que ya hemos escrito varias entradas (“Yo estudio en el MIT… ¿y tu?“, “e-Learning, Universidades y el Centro del conocimiento“, “Busuu.com gran ejemplo de e-Learning2.0“).

Desde onlineeducation.net han preparado esta estupenda infografía sobre como Internet está revolucionando la educación (click para agrandar):

How the Internet is Revolutionizing Education
Via: OnlineEducation.net

Por esto, se debe proteger el acceso a Internet, manteniendo la neutralidad en la red, y dotando de una conexión decente a toda la población. De esta forma, con el apropiado empuje publicitario, es como se potencia un país, favoreciendo la formación de su población.

Open Data, Open Government, Democracia

Ya introdujimos el concepto de Open Government (“Open Government: sin INFORMACIÓN no hay democracia“), su base es el Open Data. En el siguiente vídeo (5’34”) Tim Berners-Lee presenta el concepto y muestra algunos de los resultados de mezclar esta información (mashups).

https://ted.com/talks/view/id/788

Al final cada entidad es libre de hacer lo que quiera con su información, publicarla o no publicarla. Pero, volviendo al Open Government, toda la información de cualquier institución pública (o privada que reciba alguna subvención pública) debería ser pública, por una simple cuestión de respeto al ciudadano.

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